Lorsque les réunions manquent d'efficacité, elles peuvent nuire gravement à la productivité, à l'engagement des employés et à la performance globale de l'entreprise. En revanche, des réunions bien conduites favorisent la collaboration et engendrent des résultats significatifs. Selon le rapport inaugural State of Scheduling de Calendly, un impressionnant 94 % des employés estiment que l'IA et la planification automatisée pourraient grandement améliorer leurs réunions essentielles, déclare Stephen Hsu, CPO de Calendly.
« En éliminant les technologies complexes et les tâches administratives fastidieuses, les réunions peuvent favoriser de véritables connexions et augmenter la productivité des équipes », explique Hsu.
Cette étude, qui a interrogé 1 200 professionnels aux États-Unis et au Royaume-Uni sur l’organisation des réunions et la gestion du temps, confirme que des réunions efficaces sont essentielles pour le succès. Contrairement à l'idée reçue selon laquelle réduire le nombre de réunions améliore la productivité, le rapport révèle que 61 % des répondants consacrent trois à cinq heures ou plus par semaine à des réunions alignées sur les objectifs de l’entreprise, et 85 % se disent productifs ces jours-là.
Alors, quelle est la source de la négativité qui entoure les réunions ?
« La véritable frustration provient des réunions peu productives », note Hsu. « Les gens regrettent le temps perdu à gérer le cycle des réunions—planification, élaboration des ordres du jour, prise de notes et suivis—car ils préfèrent consacrer ce temps à des tâches stratégiques et ambitieuses. »
L’IA propose une solution en rationalisant la coordination manuelle et en améliorant l’efficacité des réunions d’équipe. Environ 30 % des employés pensent que l'IA leur permettra de se concentrer sur des activités essentielles, telles que le développement professionnel et le mentorat.
Challenges dans la gestion des réunions
Le temps consacré à la gestion des réunions est devenu un comportement ancré mais coûteux dans les organisations. De nombreux employés sont maintenant habitués à jongler entre plusieurs outils de productivité, ce qui leur fait perdre du temps précieux. Par exemple, 21 % des professionnels de la vente et du marketing utilisent au moins trois outils différents pour planifier des réunions, entraînant 25 % des employés faisant jusqu'à trois à quatre heures par semaine juste pour la planification.
Le consensus sur l'impact de l'IA suggère que l'augmentation de la productivité et la facilitation des résultats orientés vers l'action sont des avantages clés. Le rapport indique que 32 % des employés se concentreraient sur la planification stratégique et les projets créatifs si l'IA leur faisait gagner du temps. « L'automatisation de la planification pour faciliter des réunions efficaces peut améliorer les résultats financiers », affirme Hsu. « Le véritable retour sur investissement de l'IA réside dans l'optimisation de l'expérience des réunions, en la transformant en un système adaptable intégrant les données nécessaires et les participants à tout moment du flux de travail. »
Gestion des réunions par IA
Contrairement aux plateformes d'automatisation des flux de travail traditionnelles telles que Zapier ou Salesforce Flow, qui suivent des processus rigides basés sur des règles, l'IA peut accéder et utiliser sans effort tous les systèmes sans être contrainte par des étapes prédéfinies. Elle se concentre sur les résultats, impliquant l’intervention humaine uniquement lorsque cela est nécessaire, s'adaptant ainsi dynamiquement aux besoins organisationnels.
Les réunions propulsées par l'IA devraient avoir un impact significatif sur les secteurs du recrutement et des ventes, selon Hsu. À mesure que l'économie se redresse, ces industries considèrent les réunions comme des indicateurs de croissance et de potentiel. Pour le recrutement, des entreprises comme Salesforce commencent à réintégrer des postes, annonçant des plans pour embaucher près de 3 000 employés.
Cependant, alors que les efforts de recrutement s'intensifient, les professionnels des RH—46 % d'entre eux consacrent l'équivalent de quatre semaines par an à la planification des réunions—sont limités dans leur capacité à recruter et intégrer les meilleurs talents.
Les données de Calendly révèlent que les équipes de vente et de marketing sont également de plus en plus occupées, planifiant 8,5 % de réunions supplémentaires en septembre 2023 par rapport à l'année précédente. Dans un environnement axé sur les ventes, interagir avec les clients pour démontrer la valeur d'un produit nécessite de nombreuses réunions et une coordination entre divers décideurs.
L'avenir des plateformes de réunion basées sur l'IA
Aujourd'hui, le rôle de l'IA dans les réunions consiste principalement en assistance, comme des bots de transcription fournissant des éclairages après les réunions. Hsu est persuadé que ce modèle évoluera dans les prochaines années. « L'IA facilitera de plus en plus les bonnes connexions au bon moment, garantissant que les réunions soient aussi efficaces et efficientes que possible », explique-t-il. Par exemple, si un client connaît déjà un produit, l'IA pourrait contourner les phases découvertes traditionnelles et organiser directement une démonstration avec un ingénieur commercial.
Opportunités à venir
À mesure que le cycle de vie des réunions propulsé par l'IA évolue, il existe un potentiel significatif d'intégration entre les plateformes existantes comme Calendly, Otter, Gong et Zoom. « Actuellement, aucune entité unique ne maîtrise l'expérience des réunions », explique Hsu. « Il existe une opportunité d’unifier ces outils en une plateforme cohésive, améliorant ainsi les expériences tant des utilisateurs que des clients. »
Pour se démarquer dans un marché concurrentiel, Hsu souligne que les innovations doivent commencer par l'IA plutôt que d'être simplement ajoutées à des fonctionnalités existantes. « Les produits devraient adopter une approche axée sur l'IA pour créer des expériences utilisateurs distinctives et significatives. »
Pour Calendly, cela signifie développer une plateforme complète de cycle de vie des réunions qui maximise l'efficacité des réunions grâce à une planification, une préparation, un engagement et un suivi intelligents. En fournissant des informations opportunes, l'IA optimisera chaque réunion, révélant ainsi sa véritable valeur.
« Pour réussir dans l'espace de la productivité alimentée par l'IA, les entreprises doivent repenser leurs stratégies », conclut Hsu. « Un produit axé sur l'IA doit anticiper les besoins des utilisateurs et fournir un soutien instantané et perspicace. »
Découvrez le rapport State of Scheduling de Calendly pour en savoir plus sur l'avenir des réunions et le rôle de l'IA dans l'optimisation de la productivité.
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