Quando reuniões são improdutivas, podem prejudicar seriamente a produtividade, o engajamento dos funcionários e o desempenho geral dos negócios. No entanto, reuniões eficazes podem aprimorar significativamente a colaboração e impulsionar resultados. De acordo com o relatório inaugural State of Scheduling da Calendly, um impressionante 94% dos funcionários acreditam que a IA e o agendamento automatizado poderiam melhorar substancialmente suas reuniões essenciais, afirma Stephen Hsu, CPO da Calendly.
“Eliminar tecnologias complexas e tarefas administrativas tediosas pode fomentar conexões genuínas e aumentar a produtividade da equipe,” explica Hsu.
Este estudo, que entrevistou 1.200 profissionais nos EUA e no Reino Unido sobre agendamento, reuniões e gerenciamento do tempo, confirma que reuniões eficazes são essenciais para o sucesso. Contrariando a crença de que reduzir reuniões aumenta a produtividade, o relatório revela que 61% dos entrevistados investem de três a cinco horas ou mais semanalmente em reuniões alinhadas aos objetivos da empresa, com 85% se sentindo produtivos nesses dias.
Então, qual é a origem da negatividade em relação às reuniões?
“A frustração real vem das reuniões improdutivas,” observa Hsu. “As pessoas ressentem-se do tempo gasto navegando pelo ciclo de reuniões—agendando, criando pautas, fazendo anotações e gerenciando o acompanhamento—porque preferem dedicar esse tempo a tarefas estratégicas e ambiciosas.”
A IA apresenta uma solução, simplificando a coordenação manual e aumentando a eficácia das reuniões em equipe. Cerca de 30% dos funcionários estão otimistas quanto à possibilidade de que a IA os permita concentrar-se em atividades essenciais, como desenvolvimento profissional e mentoria.
Desafios na Gestão de Reuniões
O tempo dedicado à gestão de reuniões tornou-se um comportamento arraigado, porém custoso, nas organizações. Muitos funcionários estão agora acostumados a alternar entre várias ferramentas de produtividade, o que consome tempo valioso. Por exemplo, 21% dos profissionais de vendas e marketing utilizam pelo menos três ferramentas diferentes para agendar reuniões, resultando em 25% de todos os funcionários dedicando de três a quatro horas por semana apenas para agendamento.
O consenso sobre o impacto da IA sugere que aumentar a produtividade e possibilitar resultados orientados à ação são benefícios chave. O relatório indica que 32% dos funcionários se concentrariam em planejamento estratégico e projetos criativos se a IA liberasse seu tempo.
“Automatizar o agendamento para facilitar reuniões eficazes pode melhorar os resultados financeiros,” afirma Hsu. “O verdadeiro ROI da IA reside na otimização da experiência de reuniões, transformando-a em um sistema adaptável que integra dados e participantes necessários em qualquer ponto do fluxo de trabalho.”
Gestão de Reuniões com IA
Ao contrário de plataformas tradicionais de automação de fluxo de trabalho, como Zapier ou Salesforce Flow, que seguem processos rígidos e baseados em regras, a IA pode acessar e utilizar todos os sistemas de forma integrada sem ser restringida por etapas predefinidas. Ela foca em resultados, engajando a contribuição humana somente quando necessário, ajustando-se dinamicamente para atender às necessidades organizacionais.
Reuniões com IA devem impactar significativamente os setores de recrutamento e vendas, segundo Hsu. Com a recuperação da economia, essas indústrias veem as reuniões como indicadores de crescimento e potencial. No recrutamento, empresas como a Salesforce estão começando a reintegrar posições, anunciando planos para contratar quase 3.000 funcionários.
No entanto, à medida que os esforços de recrutamento aumentam, os profissionais de RH—46% dos quais passam o equivalente a quatro semanas por ano agendando reuniões—enfrentam limitações em sua capacidade de recrutar e integrar os melhores talentos.
Dados da Calendly revelam que as equipes de vendas e marketing também estão cada vez mais ocupadas, agendando 8,5% mais reuniões em setembro de 2023 em comparação ao ano anterior. Em um ambiente voltado para vendas, envolver-se com clientes para demonstrar o valor do produto exige inúmeras reuniões e coordenação entre vários tomadores de decisão.
O Futuro da Plataforma de Reuniões com IA
Atualmente, o papel da IA em reuniões envolve principalmente assistência, como bots de transcrição que fornecem insights após as reuniões. Hsu acredita que esse modelo evoluirá nos próximos anos. “A IA facilitará cada vez mais as conexões certas no momento certo, garantindo que as reuniões sejam tão eficazes e eficientes quanto possível,” explica. Por exemplo, se um cliente já estiver familiarizado com um produto, a IA poderia pular fases tradicionais de descoberta e agendar diretamente uma demonstração com um engenheiro de vendas.
Oportunidades à Frente
Com a evolução do ciclo de reuniões impulsionado por IA, há um potencial significativo para integração entre plataformas existentes como Calendly, Otter, Gong e Zoom. “Atualmente, nenhuma entidade única possui a experiência de reuniões,” explica Hsu. “Há uma oportunidade de unificar essas ferramentas em uma plataforma coesa, melhorando tanto a experiência do usuário quanto a do cliente.”
Para se destacar em um mercado competitivo, Hsu enfatiza que inovações devem começar com a IA, em vez de simplesmente adicioná-la a funções existentes. “Os produtos devem adotar uma abordagem centrada em IA para criar experiências de usuário distintas e significativas.”
Para a Calendly, isso significa desenvolver uma plataforma abrangente de ciclo de reuniões que maximize a eficácia por meio de agendamento inteligente, preparação, engajamento e acompanhamento. Ao fornecer informações oportunas aos usuários, a IA otimizará cada reunião, entregando seu verdadeiro valor.
“Para ter sucesso no espaço de produtividade impulsionado por IA, as empresas devem repensar suas estratégias,” conclui Hsu. “Um produto centrado em IA deve antecipar as necessidades do usuário e oferecer suporte instantâneo e perspicaz.”
Explore o relatório State of Scheduling da Calendly para saber mais sobre o futuro das reuniões e o papel da IA na otimização da produtividade.
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