Когда встречи становятся непродуктивными, это негативно сказывается на производительности, вовлеченности сотрудников и общей результативности бизнеса. С другой стороны, эффективные встречи могут значительно улучшить сотрудничество и добиться результатов. Согласно первому отчету Calendly о состоянии планирования, 94% сотрудников считают, что технологии ИИ и автоматизация планирования могут существенно улучшить критически важные встречи, говорит Стивен Хсу, директор по продуктам Calendly.
«Убирая сложные технологии и утомительные административные задачи, встречи могут способствовать настоящим связям и повышать продуктивность команды», - объясняет Хсу.
Это исследование, в котором участвовали 1,200 специалистов из США и Великобритании по вопросам планирования, встреч и управления временем, подтверждает, что эффективные встречи являются важными для успеха. Напротив распространенного мнения о том, что уменьшение числа встреч повышает продуктивность, отчет показывает, что 61% респондентов инвестируют от трех до пяти и более часов в неделю в встречи, связанные с целями компании, и 85% чувствуют себя продуктивными в такие дни.
Так в чем же причина негативного отношения к встречам?
«Истинная проблема заключается в непродуктивных встречах», - отмечает Хсу. «Люди недовольны временем, потраченным на организацию встреч — планирование, составление повесток, ведение записей и управление последующими действиями — и предпочли бы посвятить это время стратегическим и амбициозным задачам».
ИИ предлагает решение, упрощая ручную координацию и повышая эффективность командных встреч. Около 30% сотрудников уверены, что ИИ позволит им сосредоточиться на важных аспектах, таких как профессиональное развитие и менторство.
Проблемы управления встречами
Управление встречами стало привычным, но дорогостоящим поведением в организациях. Многие сотрудники уже привыкли переключаться между несколькими инструментами для повышения продуктивности, что отнимает ценное время. Например, 21% специалистов по продажам и маркетингу используют как минимум три разных инструмента для планирования встреч, в результате чего 25% всех сотрудников тратят до трех-четырех часов в неделю только на планирование.
Согласно общему мнению о влиянии ИИ, повышение продуктивности и обеспечение действия являются ключевыми преимуществами. В отчете указано, что 32% сотрудников сосредоточились бы на стратегическом планировании и креативных проектах, если бы ИИ помог освободить их время.
«Автоматизация планирования для обеспечения эффективных встреч может повысить прибыльность», - утверждает Хсу. «Истинная отдача от инвестиций в ИИ заключается в оптимизации процесса встреч, трансформируя его в адаптивную систему, которая интегрирует необходимые данные и участников на любом этапе рабочего процесса».
Управление встречами с помощью ИИ
В отличие от традиционных платформ автоматизации рабочих процессов, таких как Zapier или Salesforce Flow, которые следуют жестким, правилосрочными процессами, ИИ может бесшовно получать доступ ко всем системам, не будучи ограниченным заранее определенными шагами. Он ориентирован на результаты, вовлекая человеческий вклад только при необходимости, и динамически адаптируется к потребностям организации.
Ожидается, что встречи, управляемые ИИ, значительно повлияют на сферы рекрутмента и продаж, отмечает Хсу. По мере восстановления экономики эти отрасли рассматривают встречи как индикаторы роста и потенциала. Например, компании, такие как Salesforce, начинают повторно интегрировать вакансии, объявляя о планах нанять почти 3,000 сотрудников.
Тем не менее, с увеличением рекрутинговых усилий HR-профессионалы, 46% из которых тратят эквивалент четырех недель в году на планирование встреч, ограничены в своих возможностях находить и нанимать лучших кандидатов.
Данные Calendly показывают, что команды по продажам и маркетингу также становятся все более занятыми, запланировав на 8.5% больше встреч в сентябре 2023 года по сравнению с предыдущим годом. В среде, ориентированной на продажи, взаимодействие с клиентами для демонстрации ценности продукта требует множества встреч и координации между различными принимающими решениями.
Будущее платформы для встреч на основе ИИ
На данный момент роль ИИ в встречах в основном заключается в помощи, например, в использовании ботов для транскрипции, которые предоставляют инсайты после встреч. Хсу считает, что эта модель будет развиваться в ближайшие годы.
«ИИ будет все чаще способствовать правильным связям в нужное время, обеспечивая максимальную эффективность встреч», - объясняет он. Например, если клиент уже хорошо разбирается в продукте, ИИ может пропустить традиционные этапы знакомства и напрямую организовать демонстрацию с инженером по продажам.
Возможности для будущего
По мере того как цикл встреч с использованием ИИ будет развиваться, существует значительный потенциал для интеграции с существующими платформами, такими как Calendly, Otter, Gong и Zoom. «На данный момент ни одна единица не контролирует процесс встреч», - объясняет Хсу. «Существует возможность объединить эти инструменты в единую платформу, что улучшит как пользовательский, так и клиентский опыт».
Чтобы выделиться на конкурентном рынке, Хсу подчеркивает, что инновации должны начинаться с ИИ, а не просто добавляться к существующим функциям. «Продукты должны начинаться с подхода "AI-first", чтобы создать уникальные и значимые пользовательские впечатления».
Для Calendly это означает разработку всеобъемлющей платформы жизненного цикла встреч, которая максимизирует их эффективность через интеллектуальное планирование, подготовку, взаимодействие и последующие действия. Предоставляя пользователям своевременную информацию, ИИ оптимизирует каждую встречу, раскрывая ее истинную ценность.
«Чтобы добиться успеха в области ИИ и продуктивности, компаниям необходимо пересмотреть свои стратегии», - резюмирует Хсу. «Продукт с ИИ в основе должен предвидеть потребности пользователей и обеспечивать мгновенную, вдумчивую поддержку».
Рейтинг
