회의가 비효율적일 경우 생산성, 직원 참여도 및 전체 비즈니스 성과에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. 그러나 효과적인 회의는 협업을 크게 향상시키고 성과를 이끌어낼 수 있습니다. Calendly의 첫 번째 '스케줄링 현황 보고서'에 따르면, 놀랍게도 94%의 직원이 AI와 자동 스케줄링이 필수 회의를 개선할 수 있다고 믿고 있습니다. Stephen Hsu, Calendly의 CPO는 “복잡한 기술과 지루한 관리 작업을 없애면 회의가 진정한 연결을 촉진하고 팀의 생산성을 높일 수 있다”고 설명합니다.
이 연구는 미국과 영국에서 회의 및 시간 관리에 대해 1,200명의 전문가를 조사했으며, 효과적인 회의가 성공에 필수적임을 확인합니다. 회의 수를 줄이면 생산성이 향상된다는 일반적인 믿음과는 달리, 보고서에 따르면 응답자의 61%가 회사 목표에 맞는 회의에 주당 3~5시간 이상의 시간을 투자하며, 85%는 그런 날에 생산성을 느낍니다.
그렇다면 회의에 대한 부정적인 감정의 원인은 무엇일까요? Hsu는 “진정한 불만은 비생산적인 회의에서 비롯된다”고 말합니다. “사람들은 회의 생애주기—일정 잡기, 의제 작성, 메모 작성, 후속 관리 등—에 소모된 시간을 불만스럽게 여기며, 그 시간을 전략적이고 야심찬 작업에 할애하길 원합니다.”
AI는 수동 조정을 간소화하고 팀 회의의 효율성을 높이는 솔루션을 제공합니다. 약 30%의 직원이 AI를 통해 전문 개발 및 멘토링과 같은 필수 활동에 집중할 수 있을 것이라고 낙관하고 있습니다.
회의 관리의 문제
회의 관리에 소비되는 시간은 조직 전반에 걸쳐 깊이 스며든 비용이 많이 드는 습관이 되었습니다. 많은 직원이 여러 생산성 도구 간에 전환하는 데 익숙해져 있어 귀중한 시간을 소모하고 있습니다. 예를 들어, 21%의 영업 및 마케팅 전문가는 회의를 잡기 위해 최소 세 가지 도구를 사용하며, 이는 모든 직원의 25%가 단순히 일정 잡기를 위해 매주 3~4시간을 할애하는 결과를 가져옵니다.
AI의 영향을 두고는 생산성을 높이고 행동 지향적인 결과를 가능케 하는 것이 주요 이점이라는 데 의견이 일치합니다. 이 보고서에 따르면 AI가 시간을 절약해준다면 32%의 직원이 전략적 계획 및 창의적인 프로젝트에 집중할 것이라고 합니다. Hsu는 “효과적인 회의를 지원하기 위해 스케줄링을 자동화하는 것은 기업의 수익을 향상시킬 수 있다”고 강조합니다. “AI의 진정한 투자 수익은 회의 경험을 최적화하여 필요한 데이터와 참여자를 언제든지 통합할 수 있는 적응형 시스템으로 변환하는 데 있습니다.”
AI 기반 회의 관리
Zapier나 Salesforce Flow와 같은 전통적인 작업 자동화 플랫폼과 달리, AI는 고정된 규칙 기반 프로세스에 얽매이지 않고 모든 시스템에 원활하게 접근하고 활용할 수 있습니다. AI는 결과에 집중하고 필요할 때만 인간의 입력을 받아들여 조직의 요구에 맞게 동적으로 조정합니다.
Hsu에 따르면, AI 기반 회의는 채용 및 영업 부문에 상당한 영향을 미칠 것으로 예상됩니다. 경제가 회복됨에 따라 이들 산업은 회의를 성장과 잠재력의 지표로 보고 있습니다. Salesforce와 같은 기업은 거의 3,000명의 직원을 채용할 계획을 발표하면서 다시 채용 자리를 확장하고 있습니다. 그러나 채용 노력이 증가함에 따라, HR 전문가들은 매년 4주에 달하는 시간을 회의 일정을 잡는 데 소모하고 있어 우수 인재를 유치하고 onboard하는 데 제약을 받고 있습니다.
Calendly 데이터에 따르면, 영업 및 마케팅 팀도 점점 더 바빠지고 있으며, 2023년 9월에는 지난해보다 8.5% 더 많은 회의를 예약하고 있습니다. 영업 중심의 환경에서는 고객과의 교류를 통해 제품 가치를 입증하기 위해 여러 회의와 다양한 의사 결정자 간의 조정이 필요합니다.
AI 회의 플랫폼의 미래
현재 AI는 회의 지원, 예를 들어 회의 후 인사이트를 제공하는 전사 봇의 형태로 주로 활용되고 있습니다. Hsu는 이 모델이 향후 몇 년 안에 발전할 것이라고 믿습니다. “AI는 적시의 적절한 연결을 촉진하여 회의가 최대한 효과적이고 효율적이도록 보장할 것입니다”라고 그는 설명합니다. 예를 들어, 고객이 이미 제품에 대해 잘 알고 있다면, AI는 전통적인 발견 단계를 건너뛰고 판매 엔지니어와 직접 데모 일정을 잡을 수 있습니다.
앞으로의 기회
AI 기반 회의 생태계가 발전함에 따라 Calendly, Otter, Gong 및 Zoom과 같은 기존 플랫폼 간의 통합 가능성이 큽니다. Hsu는 “현재는 단일 기관이 회의 경험을 소유하고 있지 않다. 이러한 도구를 통합하여 사용자와 고객 모두의 경험을 향상시킬 수 있는 기회가 있다”고 설명합니다.
경쟁이 치열한 시장에서 두드러지기 위해서는 Hsu는 혁신이 기존 기능에 AI를 추가하는 것을 넘어 AI 중심으로 시작해야 한다고 강조합니다. “제품은 AI 우선 접근을 벤치마크로 독특하고 의미 있는 사용자 경험을 창출해야 합니다.”
Calendly에 대해 말하자면, 이는 지능적인 스케줄링, 준비, 참여 및 후속 조치를 통해 회의 효율성을 극대화하는 포괄적인 회의 생태계 플랫폼 개발을 의미합니다. AI는 적시에 정보를 제공하여 모든 회의를 최적화하고 그 진정한 가치를 전달합니다.
“AI 기반 생산성 공간에서 성공을 달성하기 위해 기업은 전략을 재고해야 한다”고 Hsu는 결론지었습니다. “AI 우선 제품은 사용자 요구를 예측하고 즉각적이고 통찰력 있는 지원을 제공해야 합니다.”
회의의 미래와 생산성 최적화에서 AI의 역할에 대해 더 알아보려면 Calendly의 '스케줄링 현황 보고서'를 확인해 보세요.
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