人工智慧與自動化排程將徹底改革整個會議生命周期

當會議無效率時，將嚴重影響生產力、員工參與度及整體商業表現。然而，當會議有效時，則能顯著提升協作並推動成果。根據Calendly首份《排程狀態報告》，一項驚人的94%員工相信，人工智慧和自動化排程能大幅改善其關鍵會議，Calendly首席產品官Hsu表示。

「透過消除複雜的技術和繁瑣的行政任務，會議可以促進真誠的連結，並提升團隊生產力。」Hsu解釋道。

這項針對美國和英國1200名專業人士進行的調查，重申了有效會議對成功的重要性。與認為減少會議能提高生產力的觀點相反，報告顯示，61%的受訪者每週在符合公司目標的會議上投入三至五小時，85%的人在這些日子感到生產力提升。

那麼，會議負面情緒的根源是什麼？

「真正的挫折來自於無效的會議，」Hsu指出。「人們厭惡花時間在會議的各個階段——安排、創建議程、記錄筆記和跟進，因為他們寧願將這些時間用於更具戰略性和雄心壯志的任務。」

人工智慧提供了解決方案，簡化手動協調並提升團隊會議的效能。約30%的員工對人工智慧能讓他們專注於職業發展和導師輔導等關鍵任務持樂觀態度。

會議管理的挑戰

管理會議所耗費的時間已成為組織內根深蒂固但昂貴的行為。許多員工已習慣於在多個生產力工具間切換，這消耗了寶貴的時間。例如，21%的銷售和行銷專業人士使用至少三種不同的工具進行會議安排，導致25%的員工每週僅在安排上投入三到四小時。

對人工智慧影響的共識顯示，提升生產力和促進行動導向的成果是其主要優勢。報告顯示，若人工智慧能釋放他們的時間，32%的員工將專注於戰略規劃和創意專案。

「自動排程以促進有效會議能改善底線，」Hsu強調。「人工智慧的真正投資回報在於優化會議體驗，將其轉變為一個可調整的系統，在工作流程中的任意時間整合必要的數據和參與者。」

AI驅動的會議管理

與Zapier或Salesforce Flow等傳統工作流自動化平台按照嚴格規則運作不同，人工智慧可以無縛於預定的步驟，自如存取和利用所有系統。它專注於結果，僅在必要時引入人為輸入，從而動態調整以滿足組織需求。

根據Hsu的說法，人工智慧驅動的會議預計將對招聘和銷售行業產生重大影響。隨著經濟復甦，這些行業將會議視為增長和潛力的指標。以招聘為例，像Salesforce這樣的公司正開始重新整合職位，宣布計劃招聘近3000名員工。

然而，當招聘工作加速時，HR專業人士——46%的人每年需花費四周的時間安排會議——在尋找和引進頂尖人才上受到限制。

Calendly的數據顯示，銷售和行銷團隊的忙碌程度也在增加，2023年9月安排的會議比去年增長了8.5%。在以銷售為驅動的環境中，與客戶互動以展示產品價值需要多次會議以及各決策者之間的協調。

人工智慧會議平台的未來

如今，人工智慧在會議中的角色主要涉及輔助工作，例如會議後提供見解的轉錄機器人。Hsu認為，這一模式將在未來幾年內演變。

「人工智慧將越來越多地促進在正確時機進行正確的連結，確保會議盡可能有效率，」他解釋道。例如，若客戶已對某產品有一定了解，人工智慧可以跳過傳統的探索階段，直接安排與銷售工程師的演示會議。

前方機遇

隨著人工智慧驅動的會議生命周期的演變，像Calendly、Otter、Gong和Zoom等現有平台之間的整合潛力巨大。「目前，沒有單一實體掌握會議體驗，」Hsu解釋道。「這是一個將這些工具統一為一個整合平台的機會，從而提升用戶和客戶的體驗。」

為了在競爭激烈的市場脫穎而出，Hsu強調創新必須從人工智慧開始，而不僅僅是將其附加到現有功能上。「產品應以人工智慧為首要考量，創造出獨特且有意義的用戶體驗。」

對Calendly來說，這意味著發展一個全面的會議生命周期平台，通過智能排程、準備、參與及後續跟進來最大化會議的有效性。通過提供及時的信息，人工智慧將優化每次會議，展現其真正價值。

「要在人工智慧驅動的生產力領域取得成功，企業必須重新思考其策略，」Hsu總結道。「一個以人工智慧為首的產品應該預見用戶需求，並提供即時的深刻支持。」

探索Calendly的《排程狀態報告》，了解更多有關會議的未來及人工智慧在優化生產力中的角色。