عندما تكون الاجتماعات غير منتجة، يمكن أن تعوق بشكل كبير الإنتاجية، وتفاعل الموظفين، وأداء الأعمال بشكل عام. ومع ذلك، عندما تكون الاجتماعات فعالة، فإنها تعزز التعاون وتحقق النتائج المرجوة. وفقاً لتقرير "حالة الجدولة" الصادر عن Calendly، يعتقد 94% من الموظفين أن الذكاء الاصطناعي والجدولة الآلية يمكن أن يحسنا بشكل كبير الاجتماعات الحيوية لديهم، كما يقول ستيفن شو، رئيس المنتجات في Calendly.
"من خلال القضاء على التقنيات المعقدة والمهام الإدارية المملة، يمكن للاجتماعات أن تعزز العلاقات الحقيقية وتزيد من إنتاجية الفريق"، يوضح شو.
تؤكد هذه الدراسة، التي شملت 1200 محترف في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة حول الجدولة والاجتماعات وإدارة الوقت، أن الاجتماعات الفعالة ضرورية للنجاح. على عكس الاعتقاد بأن تقليل الاجتماعات يعزز الإنتاجية، يكشف التقرير أن 61% من المشاركين يستثمرون ثلاث إلى خمس ساعات أو أكثر أسبوعيًا في اجتماعات متوافقة مع أهداف الشركة، حيث يشعر 85% منهم بالإنتاجية في تلك الأيام.
فما هي أسباب السلبية المحيطة بالاجتماعات؟
"الإحباط الحقيقي ينجم عن الاجتماعات غير المنتجة"، يشير شو. "يستاء الناس من الوقت الذي يقضونه في إدارة دورة حياة الاجتماع - جدولة، إنشاء جداول الأعمال، تدوين الملاحظات، وإدارة المتابعات - لأنهم يفضلون تخصيص ذلك الوقت للمهام الاستراتيجية والطموحة".
يقدم الذكاء الاصطناعي حلاً، حيث يبسط التنسيق اليدوي ويعزز فعالية اجتماعات الفريق. حوالي 30% من الموظفين متفائلون بأن الذكاء الاصطناعي سيمكنهم من التركيز على الأنشطة الأساسية مثل التطوير المهني والإرشاد.
تحديات إدارة الاجتماعات
أصبح الوقت المستغرق في إدارة الاجتماعات سلوكًا متجذرًا ولكنه مكلف عبر المؤسسات. العديد من الموظفين معتادون الآن على التنقل بين أدوات الإنتاجية المتعددة، مما يستهلك وقتًا ثمينًا. على سبيل المثال، 21% من محترفي المبيعات والتسويق يستخدمون ثلاثة أدوات مختلفة على الأقل لجدولة الاجتماعات، مما يؤدي إلى تخصيص 25% من جميع الموظفين حتى ثلاث إلى أربع ساعات أسبوعيًا فقط للجدولة.
تتوافق الآراء حول تأثير الذكاء الاصطناعي مع احتمال أن تعود زيادة الإنتاجية ونتائج العمل الفعالة كأهم الفوائد. يشير التقرير إلى أن 32% من الموظفين سيخصصون وقتهم للتخطيط الاستراتيجي والمشاريع الإبداعية إذا أتاح لهم الذكاء الاصطناعي المزيد من الوقت.
"يمكن أن يعزز أتمتة الجدولة لتمكين الاجتماعات الفعالة صافي الأرباح"، يؤكد شو. "العائد الحقيقي للاستثمار من الذكاء الاصطناعي يكمن في تحسين تجربة الاجتماع، وتحويلها إلى نظام قابل للتكيف يدمج البيانات والجهات المعنية الضرورية في أي نقطة من تدفق العمل".
إدارة الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي
على عكس منصات أتمتة تدفق العمل التقليدية مثل Zapier أو Salesforce Flow، التي تتبع عمليات صارمة وقائمة على القواعد، يمكن للذكاء الاصطناعي الوصول إلى جميع الأنظمة واستخدامها بسلاسة دون التقيد بخطوات محددة سلفًا. يركز على النتائج، متفاعلًا مع المدخلات البشرية فقط عند الحاجة، مما يجعله يتكيف ديناميكيًا لتلبية احتياجات المؤسسات.
من المتوقع أن تؤثر الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي بشكل كبير على قطاعات التوظيف والمبيعات، حسب شو. مع انتعاش الاقتصاد، تعتبر هذه الصناعات الاجتماعات مؤشرات على النمو والفرص المحتملة. بالنسبة للتوظيف، بدأت شركات مثل Salesforce تعيد دمج الوظائف، معلنة عن خطط لتوظيف ما يقرب من 3,000 موظف.
ومع ذلك، مع زيادة جهود التوظيف، نجد أن محترفي الموارد البشرية - 46% منهم يقضون ما يعادل أربعة أسابيع في السنة لجدولة الاجتماعات - يعانون من قيود في قدرتهم على جذب وتوظيف المواهب المتميزة.
تشير بيانات Calendly إلى أن فرق المبيعات والتسويق أصبحت أكثر انشغالاً، حيث قامت بجدولة 8.5% المزيد من الاجتماعات في سبتمبر 2023 مقارنة بالعام السابق. في بيئة مدفوعة بالمبيعات، يتطلب التفاعل مع العملاء لإظهار قيمة المنتج الكثير من الاجتماعات والتنسيق بين صناع القرار المختلفين.
مستقبل منصة الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي
اليوم، يقتصر دور الذكاء الاصطناعي في الاجتماعات على المساعدة، مثل روبوتات النسخ التي تقدم رؤى بعد الاجتماعات. ويعتقد شو أن هذا النموذج سيتطور في السنوات المقبلة.
"ستساعد تقنية الذكاء الاصطناعي في تيسير الروابط الصحيحة في الوقت المناسب، مما يضمن أن تكون الاجتماعات فعالة وفعالة قدر الإمكان"، يوضح. على سبيل المثال، إذا كان العميل على دراية بالفعل بمنتج ما، يمكن للذكاء الاصطناعي تجاوز مراحل الاكتشاف التقليدية وترتيب عرض مباشر مع مهندس مبيعات على الفور.
فرص مستقبلية
مع تطور دورة حياة الاجتماعات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، هناك إمكانيات كبيرة للتكامل بين المنصات الحالية مثل Calendly وOtter وGong وZoom. "حالياً، لا يوجد كيان واحد يمتلك تجربة الاجتماع"، يشرح شو. "هناك فرصة لتوحيد هذه الأدوات في منصة متكاملة، مما يعزز تجارب المستخدمين والعملاء".
للتميز في سوق تنافسية، يؤكد شو أن الابتكارات يجب أن تبدأ بالذكاء الاصطناعي بدلاً من مجرد إضافته إلى الوظائف الحالية. "يجب أن تبدأ المنتجات بمنهج مدعوم بالذكاء الاصطناعي لخلق تجارب مستخدم مميزة وذات مغزى".
بالنسبة لـ Calendly، يعني ذلك تطوير منصة شاملة لدورة حياة الاجتماعات تزيد من فعالية الاجتماعات من خلال الجدولة الذكية، والتحضير، والتفاعل، والمتابعة. من خلال تزويد المستخدمين بالمعلومات في الوقت المناسب، ستحسن تقنية الذكاء الاصطناعي من كل اجتماع، مقدمة قيمتها الحقيقية.
"لتحقيق النجاح في مجال الإنتاجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يجب على الشركات إعادة التفكير في استراتيجياتها"، يستنتج شو. "يجب أن يتوقع المنتج المدعوم بالذكاء الاصطناعي احتياجات المستخدمين ويوفر دعمًا فوريًا وملهمًا".
استكشف تقرير "حالة الجدولة" من Calendly لمعرفة المزيد عن مستقبل الاجتماعات ودور الذكاء الاصطناعي في تحسين الإنتاجية.
قائمة الترتيب
