当会议效率低下时，往往会严重影响生产力、员工参与感和整体业务表现。相反，当会议高效时，能够显著提高团队协作并推动业务成果。根据Calendly发布的《调度状态报告》，高达94%的员工认为，人工智能和自动化调度能够极大改善他们的关键会议，Calendly首席产品官许志强表示：“通过消除复杂技术和繁琐的管理任务，会议可以促进真实的连接，提升团队生产力。”
此次研究对1200名美国和英国的专业人士进行了调研，探讨调度、会议和时间管理，结果确认有效会议是成功的关键。尽管有观点认为减少会议可以提升生产力，该报告却显示，61%的受访者每周花费三到五小时或更多时间于与公司目标一致的会议中，且85%的人在这些日子感到高效。
那么，会议中的负面情绪来源于何处？许志强指出：“真正的挫败感来自于低效的会议。人们不满于在会议周期中花费时间——调度、制定议程、记录会议和管理跟进——因为他们更希望将时间用于战略性和具有挑战性的任务。”
AI为此提供了解决方案，简化手动协调工作，提升团队会议的效率。约30%的员工乐观认为，AI将使他们能够专注于专业发展和指导等核心活动。
会议管理中的挑战
管理会议所花费的时间已成为许多组织内一种根深蒂固但代价高昂的行为。目前，许多员工习惯于在多个生产力工具之间切换，这消耗了宝贵的时间。例如，有21%的销售和市场专业人士使用至少三种不同的工具来安排会议，导致25%的员工每周有三到四小时专门用于调度。
关于人工智能影响的共识表明，提升生产力和促成面向行动的成果是其主要优势。报告显示，如果AI能解放他们的时间，有32%的员工将会专注于战略规划和创意项目。许志强强调：“自动化调度以促进有效会议可以提升企业底线。AI的真正投资回报在于优化会议体验，将其转变为一个能够在任何工作流中整合必要数据和参与者的灵活系统。”
AI驱动的会议管理
与遵循严格规则的传统工作流自动化平台（如Zapier或Salesforce Flow）不同，AI可以无缝地访问和利用所有系统，而无需受限于预定义步骤。它关注结果，只有在必要时才会引入人类的输入，从而动态调整以满足组织需求。
许志强表示，AI驱动的会议预计将在招聘和销售领域产生显著影响。随着经济复苏，这些行业将会议视为增长和潜力的指标。例如，Salesforce等公司开始恢复招聘，计划招聘近3000名员工。然而，随着招聘工作的加速推进，46%的HR专业人士每年花费相当于四周的时间来安排会议，这限制了他们寻求和招募顶尖人才的能力。
Calendly的数据表明，销售和市场团队的会议安排也在增加，2023年9月的会议数量比去年增加了8.5%。在以销售为驱动的环境中，向客户展示产品价值需要进行大量会议和协调不同决策者之间的工作。
AI会议平台的未来
目前，AI在会议中的主要角色是提供支持，例如会议结束后的转录助手提供见解。许志强相信，这一模式将在未来几年内演变。“AI将越来越多地在合适的时间促进正确的连接，确保会议尽可能高效。”例如，如果客户已经了解某个产品，AI可以跳过传统的探索阶段，直接安排销售工程师进行演示。
未来的机遇
随着AI驱动的会议周期的发展，现有平台（如Calendly、Otter、Gong和Zoom）之间存在显著的整合潜力。许志强解释道：“当前，没有单一实体拥有会议体验。因此，有机会将这些工具统一为一个连贯的平台，从而提升用户和客户体验。”
在竞争激烈的市场中，许志强强调，创新必须从AI出发，而不仅仅是将其添加到现有功能中。“产品应以AI为核心，创建独特且富有意义的用户体验。”
对Calendly而言，这意味着开发一个全面的会议生命周期平台，通过智能调度、准备、互动和后续跟进，来最大限度地提高会议效果。通过提供及时的信息，AI将优化每次会议，展现其真正价值。
“要在AI驱动的生产力领域取得成功，企业必须重新思考其战略。”许志强总结道，“以AI为首的产品应当预测用户需求，并提供即时、有见地的支持。”
了解更多关于会议的未来以及AI在优化生产力方面的角色，请参阅Calendly的《调度状态报告》。
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