Wenn Meetings unproduktiv sind, können sie die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und die Gesamtleistung des Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Effektive Meetings hingegen fördern die Zusammenarbeit und steigern die Ergebnisse. Laut dem ersten State of Scheduling Report von Calendly glauben bemerkenswerte 94 % der Mitarbeiter, dass KI und automatisierte Terminplanung ihre entscheidenden Meetings erheblich verbessern könnten, erklärt Stephen Hsu, CPO von Calendly.
„Durch die Beseitigung komplexer Technologien und langwieriger administrativer Aufgaben können Meetings echte Verbindungen fördern und die Teamproduktivität steigern“, so Hsu.
Die Studie, die 1.200 Fachleute in den USA und im Vereinigten Königreich zu Zeitmanagement, Meetings und Terminplanung befragte, bestätigt, dass effektive Meetings für den Erfolg unerlässlich sind. Entgegen der Annahme, dass weniger Meetings die Produktivität erhöhen, zeigt der Bericht, dass 61 % der Befragten wöchentlich drei bis fünf oder mehr Stunden in meetings investieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, während 85 % an diesen Tagen produktiv fühlen.
Was steckt also hinter der negativen Einstellung zu Meetings?
„Die wahre Frustration entsteht durch unproduktivität Meetings“, merkt Hsu an. „Die Menschen ärgern sich über die Zeit, die sie mit der Organisations des Meetings verbringen – Terminplanung, Agendenerstellung, Notizen und Nachverfolgung – denn sie ziehen es vor, diese Zeit strategischen und ambitionierten Aufgaben zu widmen.“
KI bietet eine Lösung, indem sie die manuelle Koordination optimiert und die Effizienz von Teammeetings erhöht. Ungefähr 30 % der Mitarbeiter sind optimistisch, dass KI ihnen ermöglicht, sich auf wesentliche Aktivitäten wie berufliche Entwicklung und Mentoring zu konzentrieren.
Herausforderungen im Meeting-Management
Die Zeit, die für das Management von Meetings aufgewendet wird, hat sich zu einem fest verankerten, aber kostspieligen Verhalten in Unternehmen entwickelt. Viele Mitarbeiter sind mittlerweile daran gewöhnt, zwischen mehreren Produktivitätstools zu wechseln, was wertvolle Zeit in Anspruch nimmt. Zum Beispiel nutzen 21 % der Vertriebs- und Marketingfachleute mindestens drei verschiedene Tools zur Terminplanung, was dazu führt, dass 25 % aller Mitarbeiter wöchentlich bis zu drei bis vier Stunden nur für die Planung aufwenden.
Der Konsens über die Auswirkungen von KI legt nahe, dass die Steigerung der Produktivität und die Ermöglichung zielorientierter Ergebnisse entscheidende Vorteile sind. Der Bericht zeigt, dass 32 % der Mitarbeiter sich auf strategische Planung und kreative Projekte konzentrieren würden, wenn KI ihnen Zeit freigeben würde.
„Die Automatisierung der Terminplanung zur Ermöglichung effektiver Meetings kann die Rentabilität steigern“, betont Hsu. „Der wahre ROI von KI liegt in der Optimierung des Meeting-Erlebnisses, das es ermöglicht, notwendige Daten und Teilnehmer zu jedem Zeitpunkt im Workflow zu integrieren.“
KI-gesteuertes Meeting-Management
Anders als traditionelle Workflow-Automatisierungsplattformen wie Zapier oder Salesforce Flow, die starren, regelbasierten Prozessen folgen, kann KI nahtlos auf alle Systeme zugreifen und diese nutzen, ohne durch vordefinierte Schritte eingeschränkt zu sein. Sie konzentriert sich auf Ergebnisse und bezieht menschliches Feedback nur bei Bedarf ein, wodurch sie sich dynamisch an die Bedürfnisse der Organisation anpassen kann.
Laut Hsu wird erwartet, dass KI-gestützte Meetings insbesondere die Personalbeschaffung und den Verkaufssektor stark beeinflussen. Während sich die Wirtschaft erholt, sehen diese Branchen Meetings als Indikatoren für Wachstum und Potenzial. Im Bereich der Personalbeschaffung beginnen Unternehmen wie Salesforce damit, Positionen wieder zu integrieren und planen, fast 3.000 Mitarbeiter einzustellen.
Mit zunehmendem Rekrutierungsaufwand sind die HR-Fachleute—46 %, die den Gegenwert von vier Wochen jährlich für die Planung von Meetings aufwenden—eingeschränkt in ihrer Fähigkeit, Top-Talente zu finden und einzuarbeiten.
Die Daten von Calendly zeigen, dass auch Vertriebs- und Marketingteams zunehmend beschäftigt sind, da sie im September 2023 im Vergleich zum Vorjahr 8,5 % mehr Meetings planen. In einem vertriebsorientierten Umfeld erfordert die Interaktion mit Kunden, um den Produktwert zu demonstrieren, zahlreiche Meetings und Koordination zwischen verschiedenen Entscheidungsträgern.
Die Zukunft der KI-Meeting-Plattform
Heute umfasst die Rolle von KI in Meetings hauptsächlich Unterstützung, wie Transkriptionsbots, die nach Meetings Einblicke geben. Hsu glaubt, dass sich dieses Modell in den nächsten Jahren weiterentwickeln wird. „KI wird zunehmend die richtigen Verbindungen zur richtigen Zeit ermöglichen, um sicherzustellen, dass Meetings so effektiv und effizient wie möglich sind“, erklärt er. Wenn ein Kunde beispielsweise bereits über Kenntnisse eines Produkts verfügt, könnte KI traditionelle Entdeckungsphasen überspringen und direkt eine Demo mit einem Vertriebsingenieur arrangieren.
Zukunftschancen
Mit der Weiterentwicklung des KI-basierten Meeting-Lifecycles besteht ein erhebliches Potenzial für die Integration bestehender Plattformen wie Calendly, Otter, Gong und Zoom. „Derzeit besitzt kein einzelnes Unternehmen das Meeting-Erlebnis“, erklärt Hsu. „Es gibt die Möglichkeit, diese Tools zu einer kohärenten Plattform zu vereinen, um sowohl die Nutzer- als auch die Kundenerfahrungen zu verbessern.“
Um sich in einem wettbewerbsintensiven Markt abzuheben, betont Hsu, dass Innovationen mit KI beginnen müssen, anstatt sie einfach bestehenden Funktionen hinzuzufügen. „Produkte sollten mit einem KI-ersten Ansatz entwickelt werden, um herausragende und bedeutungsvolle Nutzererlebnisse zu schaffen.“
Für Calendly bedeutet dies, eine umfassende Plattform für den Meeting-Lifecycle zu entwickeln, die die Effektivität von Meetings durch intelligente Planung, Vorbereitung, Engagement und Nachverfolgung maximiert. Durch die Bereitstellung zeitnaher Informationen wird KI jedes Meeting optimieren und seinen wahren Wert liefern.
„Um im Bereich der KI-gestützten Produktivität Erfolg zu haben, müssen Unternehmen ihre Strategien überdenken“, schließt Hsu. „Ein KI-erstes Produkt sollte die Bedürfnisse der Nutzer antizipieren und sofortige, aufschlussreiche Unterstützung bieten.“
Entdecken Sie den State of Scheduling Report von Calendly, um mehr über die Zukunft von Meetings und die Rolle von KI bei der Optimierung der Produktivität zu erfahren.
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